Como dominar a agenda e o cronograma da sua experiência

Por mais gratificante que seja oferecer uma experiência, às vezes a logística pode ser um desafio. Como anfitrião, você precisa dar conta de muitas coisas ao mesmo tempo: gerenciar o tempo e a dinâmica do grupo, atender às necessidades individuais dos hóspedes, lidar com imprevistos e executar a atividade em si com habilidade, tudo isso com um sorriso no rosto. Isso faz parte do que torna ser anfitrião um desafio incrivelmente gratificante.

Neste artigo, compartilharemos algumas dicas sobre gerenciamento de tempo e planejamento com base no feedback dos hóspedes e no que ouvimos de anfitriões de sucesso.

Os hóspedes costumam dizer que gostam quando as experiências são planejadas com atenção e cuidado. Considere criar um fluxo narrativo (início, meio e fim). Quando as coisas progridem em uma ordem lógica, cria-se uma experiência geral melhor para os hóspedes. Isso ocorre porque faz com que o anfitrião pareça mais organizado e profissional, ajuda os hóspedes a se lembrarem do que aconteceu durante a experiência, e ajuda o anfitrião a repetir a experiência de uma forma consistente.

Planeje o fluxo ideal levando em consideração a ordem dos eventos e como será a transição entre as diferentes partes. Por exemplo, quantos lugares vocês visitarão? A ordem dos lugares faz sentido? Como você vai manter os hóspedes engajados e interessados durante o deslocamento entre os diferentes lugares?

Muitos anfitriões acham útil pensar na ordem dos eventos da sua experiência a partir de uma estrutura com cinco estágios distintos:

1. Antes: se comunicar com os hóspedes antes de eles chegarem à experiência
2. Introdução: criar uma ótima primeira impressão conforme os hóspedes chegam
3. Atividade: conduzir a atividade da experiência de modo a superar as expectativas
4. Conclusão: encerrar a experiência de uma maneira atenciosa e planejada
5. Depois : entrar em contato com os hóspedes para agradecer, compartilhar seus próprios momentos favoritos e incentivá-los a deixar uma avaliação

Quando se trata de uma experiência, o gerenciamento do tempo pode ser uma arte difícil de dominar. Envolve estar consciente do tempo e, simultaneamente, permanecer presente no momento e flexível quando necessário.

Pode ser complicado manter a pontualidade do cronograma quando há muitos fatores em jogo, como hóspedes atrasados, atrasos no transporte ou um grupo curioso fazendo mais perguntas do que o normal.

Temos algumas dicas que podem ajudar você a ficar de olho no tempo sem se sentir completamente à mercê do relógio:

1. Faça um teste com amigos ou familiares para ter uma noção de quanto tempo cada atividade ou seção pode levar. Consulte esta checklist para se preparar para uma experiência teste proveitosa.
2. Ao conduzir seus hóspedes pela experiência, avise a todos quanto tempo vocês gastarão em cada atividade ("Estaremos aqui por 20 minutos e seguiremos para a próxima parada") e avise conforme o tempo da atividade for terminando ("Só temos mais 5 minutos, pessoal!") para que ninguém seja pego de surpresa.
3. Permita certa flexibilidade ao planejar a experiência ao incluir um tempo extra caso algo demore mais do que o esperado. Se você tiver tempo sobrando, tenha tópicos de discussão ou atividades curtas e rápidas à mão para preencher o tempo.

Anfitriões e hóspedes já nos disseram que encontrar todos no ponto de encontro para iniciar a experiência no horário pode ser um grande problema. Existem muitas maneiras de tentar resolver esse problema.

Você pode se perguntar: é fácil para um hóspede de fora da cidade chegar ao meu ponto de encontro e localizá-lo? Ele está longe de grandes multidões? Ao definir ponto de encontro ideal, sugerimos que você:

• Mencione um ponto de referência específico
• Vista ou carregue algo que chame a atenção para que seus hóspedes possam identificar você
• Dê instruções claras e específicas
• Envie uma foto do ponto de encontro pelas mensagens do Airbnb

Em seguida, considere a hora do dia em que a experiência vai ocorrer. Ela afeta a capacidade dos hóspedes chegarem pontualmente? Pense nos horários de transporte público e em problemas de trânsito que precisam ser levados em consideração. Lembre-se de que pode ser a primeira vez dos hóspedes em sua cidade, então talvez eles não tenham uma visão completa sobre como as coisas funcionam ou onde estão localizadas em relação umas às outras.

Esperamos que essas dicas ajudem você em sua jornada de anfitrião. Lembre-se de que cada um tem um estilo de hospedagem único, por isso é importante encontrar o que funciona melhor para você, garantindo também uma experiência positiva e de alta qualidade para seus hóspedes.